社会福祉法人設立認可直後の手続き(1)|認可

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社会福祉法人設立認可直後の手続き(1)

社会福祉法人設立の手続きは、当初の計画から1~3年ほどかかり、それまでに数百ページもの書類を作成・収集するといった話は、これまでにもこのブログや寺島個人のブログでも解説してきたところです。

しかし、多くの行政書士が扱っている株式会社・一般社団法人・NPO法人の設立との大きな違いは、設立登記後も約1月の間に大変な手続きが残っていることにあります。そのため、当法人では社会福祉法人設立に関する業務は、設立後おおむね1ヶ月~1ヶ月半以内に行われる寄附財産移転完了報告までサポートさせていただいております。

これまでは、認可書を受領するまでのことは幾度か解説したことがありますが、受領後についてじっくり書いたことがなかったため、これから以下の6回に分けて認可書受領後の一連の手続きについて解説していきたいと思います。

  1. 認可書受領~第1回理事会招集手続
  2. 第1回理事会
  3. 第1回評議員選任・解任委員会
  4. 第1回評議員会
  5. 第2回理事会
  6. 役員重任登記~寄附財産移転完了報告

さて、今回は1回目にあたりますので、認可書受領から第1回理事会の招集手続きまでについて解説します。

認可書の受領は所轄庁にもよりますが、対面交付が多いです。中には交付式といった形で仰々しく行う所もありますが、ここ数年はコロナ禍ということもあり、簡素に手渡しして以後の注意事項を伝達するのみというところも増えてきています。

いずれにしても事前に「認可日」は所轄庁と調整するケースがほとんどですので、こちらは一週間ほど前から裏?で司法書士と設立登記の打ち合わせを事前に進めておき、お客様には登記に必要な書類・社会福祉法人の代表印といったものを準備していただいておきます。

法令上は登記は認可日から2週間以内なのですが、現実はそんなに悠長なことは言っていられません。施設整備が絡む社会福祉法人設立の場合、不動産や工事の契約を設立直後に控えているケースが多く、1日でも早く登記をする必要があることがほとんどです。では株式会社やNPOのように余裕を持って早めに設立したらいいのではないかと思われるかもしれませんが、福祉医療機構からの借入が伴う場合はそういう訳にもいかず、どうしても工期ギリギリの認可になってしまうのです。(ちゃんと理由はあり、福祉医療機構関連の話はそれだけでシリーズ化できるほどのものですので今回は割愛します。)

そういう訳で、うちが関わってきた案件は、認可日=設立登記日(すなわち法人設立日)になるケースがほとんどです。大抵の法人さんは、その直後に公正証書による何らかの契約を控えているケースが多く、また法人の預金口座を作らなければ寄附を受けることもできず、それらは法人の登記事項証明書や印鑑証明書がないと進められないため、登記完了まで一週間ほど待ってもらうことになります。しかし、産まれたばかりの法人ですが、それを待っているだけではなく、同時並行で「第1回理事会」の招集手続きを行う必要があります。

理由は、社会福祉法人の理事(理事長含む)・監事・評議員(以下「役員等」)は、定款に基づいて選任される必要があるのですが、設立時点の役員等はあくまでも「仮」なのです。どういうことかと言いますと、定款は認可日から効力を有することになります。ところが、認可申請(本申請)の時点で役員等を決めて関連書類を提出しているのですが、それは認可日よりも1ヶ月ほど前の話です。つまり、定款が効力を発する前に決めた仮の人たちなので、施行された定款の条項に基づいて改めて全員を選任し直す必要があるのです。

そこで、理事・監事の選任権を有する評議員を決めるために、その評議員の選任権を有する評議員選任・解任委員会を招集するための理事会をまず最初に行うことが一般的です。(評議員選任・解任委員会は法令の定めではないのですが、厚労省の通知で出ていることからどこでも定款の任意的記載事項として設置されています。)

つまり、第1回理事会は唯一仮の役員が行う理事会で、以降は全て正式に決まった役員等で行うものになります。したがって、第1回理事会では、必要最低限の議案しか作成されず、基本的には「評議員選任・解任委員会運営規則制定」「評議員選任・解任委員会委員選任」「評議員選任・解任委員会開催」「第1回評議員会開催」の4つの議案だけになります。

この4つの議案を審議するために、定款の定めに基づいて招集手続きを行うことになります。法令では7日前に行うことになっていますが、理事・監事全員の同意(当然同意書等の文書で残す必要はあります)があれば招集手続きを省略することも可能ですので、普通は(派閥対立等が起こってなければ)7日前までに招集通知書を発することにこだわる必要はありません。次回以降で詳しく述べますが、その後の3つの会議は全て招集手続きを省略するのが一般的ですので(上記の議案名で「招集」ではなく「開催」と表記しているのも実はポイントです)、第1回理事会も含めて全て招集省略のほうが皆さんに説明がしやすいかもしれません。

いずれにしても、通常は登記が完了するまでの間にこの第1回理事会の書類を準備するのと、次回で述べますが、結局のところ4つの会議全ての議案書を作成してほぼ同時に発信するのが一番効率がいいことになるため、実は設立直後は、法人事務局が一番忙しい時期になってしまうのです。(法人によってはこれが4年に1回繰り返されるお祭りになってしまいますが、その点については最終回にでも…)

以上、ひとまず認可日以降一週間くらいで準備することについて簡単に述べてみました。次回は第1回理事会についての詳細を解説していきたいと思います。

特定行政書士 寺島朋弥

※行政書士法人ふたばの議事録作成業務は、原則として招集通知書(議案書含む)作成から会議当日の立ち会い(必要に応じてアドバイザーの立場で議事進行のサポートもいたします)、議事録は当日中に完成させるサービスを行っております。100件以上の実績がありますので、安心してお任せください。

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2022年8月15日12:06 AM0件のコメント

書類の山

保育園を開設するためには、膨大な量の書類が必要です。例えば先週提出したばかりの書類がこれ。

インデックスシールだけで約700枚です。中には保育士さんたちが分担して頑張って作成する保育事業者さんもありますが、正直どうなのかなと思います。

慣れてない人たちで進めると、どうしても形式的な不備が多くなり、受理されるまでに大変な時間を要し、延々と行政とのやり取りが続くことになります。

我々は書類のプロですので、基本的に一発で受理されないと恥ずかしい話であり、形式的な問題(窓口に持参した段階で発覚するような不備)で指摘を受けるようなことはほぼあり得ません。

審査に入ってから細かい指摘があり、補正が必要な場合はあるのですが、大抵は想定の範囲内(微妙な事案を理由書で何とか説明している場合など)だったりします。

理由は、作成する段階で法令を確認しながら進めるため、単純な不備はあり得ないのと、ファイリング作業の段階でも、複数人で何重にもチェックを行うため、添付漏れといったことも発生しにくいのです。

自分たち(特に残業代が発生しない管理職たち)でやると、お金の節約にはなるかもしれませんが、たくさんの時間を使うことになります。その時間に見合った知識が得られるのであれば有用かもしれませんが、残念ながらこのような申請手続きの上っ面だけでは、体系的に知識を得ることは不可能です。その時間を本業に直接活かせることに使ったほうがよほど社会のためになると考えます。

多くの経営者がそのような視点で物事を考え、専門知識が必要な作業は専門家に任せるといった風潮になることを願っています。

特定行政書士 寺島朋弥

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2021年10月13日10:06 AM0件のコメント

認可書

今年度も当法人が関わらせていただいた4月1日開設案件は、すべて無事に開園いたしました。

うちは認可書を納品するときは、このようなファイルで納品します。

認可書といっても実物はA4のザラ半紙1枚です。〇百万円もお支払いいただいた納品物がまさか紙切れ1枚という訳にもいきませんので、こういうところにはこだわりがあります。

※もっとも申請書類の控え等、他にも納品物はたくさんありますが、究極の成果物という意味です。

令和4年4月1日案件は、まだ若干の余裕がありますので、ご検討されている方はお早めにお問い合わせください。(代理申請は首都圏に限りますが、あと1件空きがございます。)

特定行政書士 寺島朋弥

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2021年4月5日10:01 PM0件のコメント

実地確認

本日は今年4月1日開設案件の、行政による実地確認の立ち会いでした。

通常は寺島と久保の資格者2名で立ち会うのですが、今年は特に案件が重なっており、寺島と新人補助者の田代のみで対応することになりました。

田代にとっては、初めて行政の担当者と直接顔を合わす機会になり、とても緊張していたようですが、しっかりとメモを取って対応してくれて安心しました。

彼女も行政書士になるのであれば、いずれは行政と対等に対話をしていかなくてはなりません。今のうちからこういった経験を積ませていけたらと思っています。

この案件もいよいよ大詰めです。最後まで気を抜かず丁寧に進め、無事に4月1日に可愛い子どもたちを迎え入れることができるように全力を尽くしてまいります。

特定行政書士 寺島朋弥

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2021年3月18日10:38 PM0件のコメント

いよいよ正念場

気づけば3月。

今年も4月1日開設案件を抱えていますので、今はまさに繁忙期。

毎週のように保護者説明会が行われ、第三者委員等としてお話させていただくことになっている園もあります。

認可や確認に関する行政手続きもいよいよ正念場ですが、実は開園してからもしばらく手続きは続くので、もうひと踏ん張り必要です。

チームで力を合わせて取り組んでまいります!

特定行政書士 寺島朋弥

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2021年3月3日5:20 PM0件のコメント

行政書士と許認可

 こんな状況下ではありますが、新しい認可保育園(小規模保育事業)の新規開設のお手伝いをさせていただくことになりました。

 行政書士の王道ともいえる許認可ですが、保育事業の認可案件は、申請書類が何百枚~何千枚(分厚い副本10冊提出とか通常の許認可と規模が違います)にも及ぶため、それなりに覚悟のいる業務で、普通個人ではなかなか受けられるものではありません。(私も個人時代にやっていたので、絶対無理とは言いませんが、間違いなく1件に掛かりきりになります。)

 しかし、うちは行政書士法人とはいえ小規模法人ですので、何件も同時にこなせるものではありません。しばらくの間、大型案件は受任できなくなってしまいますが、目の前の案件を丁寧にこなしていきたいと思います。

 そして、いつかは複数の大型案件を、クオリティーをキープしたままこなせるように、体制・仲間を増やしていければと思っています!

特定行政書士 寺島朋弥

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2020年5月22日11:05 PM0件のコメント

東京都現地確認

本日は顧問先様認可保育所の、東京都の現地確認でした。東京都職員のテキパキとした確認作業はさすがだな〜と思いました。

先週は区の現地確認もあり‥3年はかかる認可保育所の開所が、いよいよ間近に迫っていることに感慨深い気持ちになりました。

木の温もりを沢山感じられる、とても素敵なこの保育園で、子どもたちが心豊かに育ってくれることを願いつつ‥そのお手伝いができることを改めて嬉しく思いました。

特定行政書士 久保祥子

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2020年2月18日10:16 PM0件のコメント

今年初の監査対応

本日は千葉県佐倉市にあるお客様(保育園)の監査立会いに行ってまいりました。

事務所からドアツードアで2時間ほどかかるので、移動時間だけで実に4時間!

園長先生が経験豊富だったので、全然心配はしていなかったのですが、それでも想定外の指摘があったりして(逆にこれはマズイと思ってた部分がスルーされたり…)、都度応対をして乗り切った感じです。

その後、夜間も久保は支部活動、寺島は一日で溜まった仕事(不思議とこんな日に限って重要な連絡が多いものです)を片付けているうちに、あっという間に21時!

お客様の新園舎の完成が間近に控えていて、認可業務としては佳境に入っていますが、ここで手落ちがあると取り返しのつかないことになるので、日々緊張感を持って取り組んでまいります!

特定行政書士 寺島朋弥

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2020年2月4日9:03 PM0件のコメント

クリスマス★イルミネーション

当法人が入居しているビル・ダイヤゲート池袋が、とても綺麗なイルミネーションに包まれています。

気分はすっかりクリスマス。

来月は大型の認可申請に加えて現行園の監査対応が複数入っていて、事務所内は全然そんな空気ではありませんが、子どもたちのためにスタッフ一同頑張ってまいります!

特定行政書士 寺島朋弥

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2019年11月27日7:07 PM0件のコメント

社会福祉法人設立認可書交付式

本日はお客様の「社会福祉法人設立認可書交付式」に同行しました。

認可書受領後、司法書士の先生と法務局に駆け込み設立登記申請を行いました。

司法書士の作業を笑顔で見守る寺島

保育園に関連する手続きで、即日登記の必要があったためです。

私たちが受任してから2年がかりの案件が一段落し、安心しました。

特定行政書士 久保祥子

補足

※社会福祉法人は公益性の高い法人のため、設立認可の際は、セレモニーの形で交付式が挙行される場合があります。

※当法人は、大型案件の場合はこのような行政書士専用ファイルで認可書等を納品いたします。

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2019年11月1日9:50 PM0件のコメント