社会福祉法人設立認可直後の手続き(2)|設立

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社会福祉法人設立認可直後の手続き(2)

今回は「第1回理事会」について解説してまいります。

第1回理事会は、定款に基づいて正式に選任される前の設立時理事たちで行うため、議案は必要最低限であるべきです。具体的には次の4つの議案が考えられるでしょう。

第1号議案 評議員選任・解任委員会規則の制定

第2号議案 評議員選任・解任委員会委員選任

第3号議案 評議員選任・解任委員会開催の件

第4号議案 第1回評議員会開催の件

社会福祉法人設立後にまず行うべきは評議員を選任することですので、多くの法人では評議員選任・解任委員会を作ることにあります。そのため、まず第1号議案で評議員選任・解任委員会の規則を制定し、第2号議案で委員を選任します。

評議員選任・解任委員会の委員は、通常監事と外部委員がそれぞれ1名以上入り、事務局や職員から1名以上というケースが一般的です。基本的には定款で定められているはずで、その定款を所轄庁に認可されているはずですので、あとは細かい規定を定め、その規定に沿って委員を選任していく形になります。

そして、第3号議案ではこの理事会閉会直後に評議員選任・解任委員会を開催することを議決しておきます。原則として規則に従って招集手続きを行うことなりますが、通常は一日でまとめて行えるように委員全員の同意があれば招集手続きを省略できるようにしていると思います。そのため、「招集の件」ではなく「開催の件」とし、「委員全員の同意がある場合に限り」という条件を付け、直後に行うことや、評議員候補者について議決しておきます。

最後に第4号議案で、評議員選任・解任委員会に提案した評議員候補者が原案どおり選任された場合に、評議員選任・解任委員会と同様に「評議員全員の同意がある場合に限り」、直後に第1回評議員会を開催することを議決しておきます。当然、その議案には理事候補者と監事候補者も決めておき、スムーズに審議できるように予め準備しておく訳です。

これら最低限のことだけ議決したら、いわば仮である設立時理事による理事会は速やかに閉会します。

以上の手続きが終われば、いよいよ正式な評議員を決める評議員選任・解任委員会が開催されることないります。次回はその評議員選任・解任委員会の詳細について解説していきたいと思います。

特定行政書士 寺島朋弥

※行政書士法人ふたばの議事録作成業務は、原則として招集通知書(議案書含む)作成から会議当日の立ち会い(必要に応じてアドバイザーの立場で議事進行のサポートもいたします)、議事録は当日中に完成させるサービスを行っております。100件以上の実績がありますので、安心してお任せください。

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2022年8月20日10:31 PM0件のコメント

社会福祉法人設立認可直後の手続き(1)

社会福祉法人設立の手続きは、当初の計画から1~3年ほどかかり、それまでに数百ページもの書類を作成・収集するといった話は、これまでにもこのブログや寺島個人のブログでも解説してきたところです。

しかし、多くの行政書士が扱っている株式会社・一般社団法人・NPO法人の設立との大きな違いは、設立登記後も約1月の間に大変な手続きが残っていることにあります。そのため、当法人では社会福祉法人設立に関する業務は、設立後おおむね1ヶ月~1ヶ月半以内に行われる寄附財産移転完了報告までサポートさせていただいております。

これまでは、認可書を受領するまでのことは幾度か解説したことがありますが、受領後についてじっくり書いたことがなかったため、これから以下の6回に分けて認可書受領後の一連の手続きについて解説していきたいと思います。

  1. 認可書受領~第1回理事会招集手続
  2. 第1回理事会
  3. 第1回評議員選任・解任委員会
  4. 第1回評議員会
  5. 第2回理事会
  6. 役員重任登記~寄附財産移転完了報告

さて、今回は1回目にあたりますので、認可書受領から第1回理事会の招集手続きまでについて解説します。

認可書の受領は所轄庁にもよりますが、対面交付が多いです。中には交付式といった形で仰々しく行う所もありますが、ここ数年はコロナ禍ということもあり、簡素に手渡しして以後の注意事項を伝達するのみというところも増えてきています。

いずれにしても事前に「認可日」は所轄庁と調整するケースがほとんどですので、こちらは一週間ほど前から裏?で司法書士と設立登記の打ち合わせを事前に進めておき、お客様には登記に必要な書類・社会福祉法人の代表印といったものを準備していただいておきます。

法令上は登記は認可日から2週間以内なのですが、現実はそんなに悠長なことは言っていられません。施設整備が絡む社会福祉法人設立の場合、不動産や工事の契約を設立直後に控えているケースが多く、1日でも早く登記をする必要があることがほとんどです。では株式会社やNPOのように余裕を持って早めに設立したらいいのではないかと思われるかもしれませんが、福祉医療機構からの借入が伴う場合はそういう訳にもいかず、どうしても工期ギリギリの認可になってしまうのです。(ちゃんと理由はあり、福祉医療機構関連の話はそれだけでシリーズ化できるほどのものですので今回は割愛します。)

そういう訳で、うちが関わってきた案件は、認可日=設立登記日(すなわち法人設立日)になるケースがほとんどです。大抵の法人さんは、その直後に公正証書による何らかの契約を控えているケースが多く、また法人の預金口座を作らなければ寄附を受けることもできず、それらは法人の登記事項証明書や印鑑証明書がないと進められないため、登記完了まで一週間ほど待ってもらうことになります。しかし、産まれたばかりの法人ですが、それを待っているだけではなく、同時並行で「第1回理事会」の招集手続きを行う必要があります。

理由は、社会福祉法人の理事(理事長含む)・監事・評議員(以下「役員等」)は、定款に基づいて選任される必要があるのですが、設立時点の役員等はあくまでも「仮」なのです。どういうことかと言いますと、定款は認可日から効力を有することになります。ところが、認可申請(本申請)の時点で役員等を決めて関連書類を提出しているのですが、それは認可日よりも1ヶ月ほど前の話です。つまり、定款が効力を発する前に決めた仮の人たちなので、施行された定款の条項に基づいて改めて全員を選任し直す必要があるのです。

そこで、理事・監事の選任権を有する評議員を決めるために、その評議員の選任権を有する評議員選任・解任委員会を招集するための理事会をまず最初に行うことが一般的です。(評議員選任・解任委員会は法令の定めではないのですが、厚労省の通知で出ていることからどこでも定款の任意的記載事項として設置されています。)

つまり、第1回理事会は唯一仮の役員が行う理事会で、以降は全て正式に決まった役員等で行うものになります。したがって、第1回理事会では、必要最低限の議案しか作成されず、基本的には「評議員選任・解任委員会運営規則制定」「評議員選任・解任委員会委員選任」「評議員選任・解任委員会開催」「第1回評議員会開催」の4つの議案だけになります。

この4つの議案を審議するために、定款の定めに基づいて招集手続きを行うことになります。法令では7日前に行うことになっていますが、理事・監事全員の同意(当然同意書等の文書で残す必要はあります)があれば招集手続きを省略することも可能ですので、普通は(派閥対立等が起こってなければ)7日前までに招集通知書を発することにこだわる必要はありません。次回以降で詳しく述べますが、その後の3つの会議は全て招集手続きを省略するのが一般的ですので(上記の議案名で「招集」ではなく「開催」と表記しているのも実はポイントです)、第1回理事会も含めて全て招集省略のほうが皆さんに説明がしやすいかもしれません。

いずれにしても、通常は登記が完了するまでの間にこの第1回理事会の書類を準備するのと、次回で述べますが、結局のところ4つの会議全ての議案書を作成してほぼ同時に発信するのが一番効率がいいことになるため、実は設立直後は、法人事務局が一番忙しい時期になってしまうのです。(法人によってはこれが4年に1回繰り返されるお祭りになってしまいますが、その点については最終回にでも…)

以上、ひとまず認可日以降一週間くらいで準備することについて簡単に述べてみました。次回は第1回理事会についての詳細を解説していきたいと思います。

特定行政書士 寺島朋弥

※行政書士法人ふたばの議事録作成業務は、原則として招集通知書(議案書含む)作成から会議当日の立ち会い(必要に応じてアドバイザーの立場で議事進行のサポートもいたします)、議事録は当日中に完成させるサービスを行っております。100件以上の実績がありますので、安心してお任せください。

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2022年8月15日12:06 AM0件のコメント

社会福祉法人設立について

ここのところ介護系の社会福祉法人設立に関するお問い合わせをいただくことが多いのですが、当法人では介護分野は一切取り扱っておりません。

社会福祉法人の設立にあたっては、社会福祉事業本体の関係法令についての知識が必須となります。

当法人は、社会福祉事業としては児童福祉法の知識しかございませんので、介護や障がい福祉といった、その他の事業に関しては誠に申し訳ございませんが、専門の事務所をあたっていただきますようお願い申し上げます。

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2021年11月4日11:38 AM0件のコメント

社会福祉法人設立認可書交付式

本日はお客様の「社会福祉法人設立認可書交付式」に同行しました。

認可書受領後、司法書士の先生と法務局に駆け込み設立登記申請を行いました。

司法書士の作業を笑顔で見守る寺島

保育園に関連する手続きで、即日登記の必要があったためです。

私たちが受任してから2年がかりの案件が一段落し、安心しました。

特定行政書士 久保祥子

補足

※社会福祉法人は公益性の高い法人のため、設立認可の際は、セレモニーの形で交付式が挙行される場合があります。

※当法人は、大型案件の場合はこのような行政書士専用ファイルで認可書等を納品いたします。

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2019年11月1日9:50 PM0件のコメント