社会福祉法人設立の手続きは、当初の計画から１～３年ほどかかり、それまでに数百ページもの書類を作成・収集するといった話は、これまでにもこのブログや寺島個人のブログでも解説してきたところです。
しかし、多くの行政書士が扱っている株式会社・一般社団法人・NPO法人の設立との大きな違いは、設立登記後も約１月の間に大変な手続きが残っていることにあります。そのため、当法人では社会福祉法人設立に関する業務は、設立後おおむね１ヶ月～１ヶ月半以内に行われる寄附財産移転完了報告までサポートさせていただいております。
これまでは、認可書を受領するまでのことは幾度か解説したことがありますが、受領後についてじっくり書いたことがなかったため、これから以下の６回に分けて認可書受領後の一連の手続きについて解説していきたいと思います。
- 認可書受領～第１回理事会招集手続
- 第１回理事会
- 第１回評議員選任・解任委員会
- 第１回評議員会
- 第２回理事会
- 役員重任登記～寄附財産移転完了報告
さて、今回は１回目にあたりますので、認可書受領から第１回理事会の招集手続きまでについて解説します。
認可書の受領は所轄庁にもよりますが、対面交付が多いです。中には交付式といった形で仰々しく行う所もありますが、ここ数年はコロナ禍ということもあり、簡素に手渡しして以後の注意事項を伝達するのみというところも増えてきています。
いずれにしても事前に「認可日」は所轄庁と調整するケースがほとんどですので、こちらは一週間ほど前から裏？で司法書士と設立登記の打ち合わせを事前に進めておき、お客様には登記に必要な書類・社会福祉法人の代表印といったものを準備していただいておきます。
法令上は登記は認可日から２週間以内なのですが、現実はそんなに悠長なことは言っていられません。施設整備が絡む社会福祉法人設立の場合、不動産や工事の契約を設立直後に控えているケースが多く、１日でも早く登記をする必要があることがほとんどです。では株式会社やNPOのように余裕を持って早めに設立したらいいのではないかと思われるかもしれませんが、福祉医療機構からの借入が伴う場合はそういう訳にもいかず、どうしても工期ギリギリの認可になってしまうのです。（ちゃんと理由はあり、福祉医療機構関連の話はそれだけでシリーズ化できるほどのものですので今回は割愛します。）
そういう訳で、うちが関わってきた案件は、認可日＝設立登記日（すなわち法人設立日）になるケースがほとんどです。大抵の法人さんは、その直後に公正証書による何らかの契約を控えているケースが多く、また法人の預金口座を作らなければ寄附を受けることもできず、それらは法人の登記事項証明書や印鑑証明書がないと進められないため、登記完了まで一週間ほど待ってもらうことになります。しかし、産まれたばかりの法人ですが、それを待っているだけではなく、同時並行で「第１回理事会」の招集手続きを行う必要があります。
理由は、社会福祉法人の理事（理事長含む）・監事・評議員（以下「役員等」）は、定款に基づいて選任される必要があるのですが、設立時点の役員等はあくまでも「仮」なのです。どういうことかと言いますと、定款は認可日から効力を有することになります。ところが、認可申請（本申請）の時点で役員等を決めて関連書類を提出しているのですが、それは認可日よりも１ヶ月ほど前の話です。つまり、定款が効力を発する前に決めた仮の人たちなので、施行された定款の条項に基づいて改めて全員を選任し直す必要があるのです。
そこで、理事・監事の選任権を有する評議員を決めるために、その評議員の選任権を有する評議員選任・解任委員会を招集するための理事会をまず最初に行うことが一般的です。（評議員選任・解任委員会は法令の定めではないのですが、厚労省の通知で出ていることからどこでも定款の任意的記載事項として設置されています。）
つまり、第１回理事会は唯一仮の役員が行う理事会で、以降は全て正式に決まった役員等で行うものになります。したがって、第１回理事会では、必要最低限の議案しか作成されず、基本的には「評議員選任・解任委員会運営規則制定」「評議員選任・解任委員会委員選任」「評議員選任・解任委員会開催」「第１回評議員会開催」の４つの議案だけになります。
この４つの議案を審議するために、定款の定めに基づいて招集手続きを行うことになります。法令では７日前に行うことになっていますが、理事・監事全員の同意（当然同意書等の文書で残す必要はあります）があれば招集手続きを省略することも可能ですので、普通は（派閥対立等が起こってなければ）７日前までに招集通知書を発することにこだわる必要はありません。次回以降で詳しく述べますが、その後の３つの会議は全て招集手続きを省略するのが一般的ですので（上記の議案名で「招集」ではなく「開催」と表記しているのも実はポイントです）、第１回理事会も含めて全て招集省略のほうが皆さんに説明がしやすいかもしれません。
いずれにしても、通常は登記が完了するまでの間にこの第１回理事会の書類を準備するのと、次回で述べますが、結局のところ４つの会議全ての議案書を作成してほぼ同時に発信するのが一番効率がいいことになるため、実は設立直後は、法人事務局が一番忙しい時期になってしまうのです。（法人によってはこれが４年に１回繰り返されるお祭りになってしまいますが、その点については最終回にでも…）
以上、ひとまず認可日以降一週間くらいで準備することについて簡単に述べてみました。次回は第１回理事会についての詳細を解説していきたいと思います。
特定行政書士 寺島朋弥
※行政書士法人ふたばの議事録作成業務は、原則として招集通知書（議案書含む）作成から会議当日の立ち会い（必要に応じてアドバイザーの立場で議事進行のサポートもいたします）、議事録は当日中に完成させるサービスを行っております。１００件以上の実績がありますので、安心してお任せください。
